PDFファイルのクラウド活用について、1年前の今頃、随分探し回った。無料が一番だが、有料ならできるだけ安い費用で保管・活用できることが前提。

図書館のような活用法をイメージしていたのでPDFファイルの全文検索ができることは絶対条件。IDとパスワードを付与された利用者は、ネットに繋がっている限りデバイスを問わすどこからでも情報を引き出せる仕組みを構築したかった。

Bizストレージeフォルダーとの馴れ初め

なんでもできるAWSは敷居が高すぎて・・・

Amazonならなんでもできるはず!と踏んだが、アマゾンウェブサービス(AWS)については敷居が高すぎて・・・。1年間無料だというサービスにもかつて登録はしたがどうしても馴染めず、先に進むことができなかった。また、AWSの利用料についても私にはイマイチ、よく分からないことだらけ。

全文検索加可能が月額700円はお手頃

自分の力量とも釣り合いが取れ、費用対効果でそこそこ条件を満たしてくれると思えたのは、全文検索を月額基本料金700円で可能にしてくれるNTT ComのBizストレージ eフォルダーだった。

早速契約。PDFファイルを年度別にフォルダ分けして整理、アップした。そして、無料サービス期間の間に見極めようと全文検索の使い勝手のチェックなどを行った。

Googleのウェブ検索のような検索結果表示を期待していたので、表示方法については多少の不満はあったが、月額700円ならこの程度だろうと受け入れ、次の段階、eフォルダーの活用方法の研究に入った。

ところが、しばらくして他の案件に集中している間にこのPDFファイルとBizストレージeフォルダーについて、すっかり忘れてしまった。

Biz eフォルダーのIDとパスワードを紛失!

Bizストレージeフォルダーについて、夏前に一度思い出したのだが、IDとパスワードを見つけることができず・・・。

実はIDとパスワードはPCにテキストファイルで保管していたつもりがブラウザのクッキーに一時保存してあったらしく、それもまた運悪く、去年の3月に当時常用していたDellのノートPCを分解掃除した時に部品を無くして、再生敵わずそのままおじゃん。

そういうわけで、Bizストレージeフォルダーについては、ほぼ1年間使用料を払うだけで全く活用していなかった。

これではもったいない。
利用料を払っているのだから、Bizストレージeフォルダーをなんとか活用しなくては!!そのためには、まずログインできなければ!!!

思い出せる限りのIDとパスワードを何通りも入力してみたが、全くダメ。すべて撥ね退けられてしまう。

そこでやむなく、パスワードを忘れた場合に助けてくれるパスワード再発行画面で救済を願ったが、ここでも弾かれてしまった。どうやら企業IDもしくはユーザーIDが違うらしい。

パスワード再発行手続き
パスワード再発行手続き画面

申し込み後、利用開始時にNTT Comから送られてきたメールで確認すると企業ID、ユーザーIDともに数字になっているが、これを入力しても弾かれるということは、最初のログイン時に変更を勧められ、それに従って変更したのだろう。

こうなった以上は、もうヘルプデスクに頼るしかない。

※大きい声では言わないが(笑)、NTT ComはBizストレージeフォルダーばかりでなくお問い合わせは本当に分かりづらい。入り口を探すのに苦労したので、リンクを貼っておく。

 ログインパスワードを忘れてしまったので、パスワード再発行の手続き(パスワードを忘れた方へ)画面で、上記IDを入力するのですが、弾かれてしまい先に進むことができません。お助けください!

恥ずかしながら、「お問い合わせ」から上記内容でメールを送ったら、数時間後、まず企業IDとユーザーIDを教えるメールが届き、その後の手続きを経てパスワードの再発行のための仮パスワードが送られてきた。

やれやれ!ようやくログインだ!!!

永く引っ張って、ご免!ここまではタイトルに掲げた「活用を考える」を語るための前段。これからがようやく本題。

会員制電子資料館のような活用法も模索

低価格!全文検索・整理ができる「社内共有フォルダ―」を謳うBizストレージeフォルダーをどのように活用するか?は、私の場合、冒頭にも書いた通り、電子図書館のイメージ。

NTT Comが謳う通り社内共有、もしくは組織&グループ共有に向けて、会員制低価格の電子資料館を目指したいと願っている。

自社での活用だけでなく、できれば他者にも提案したいところだ。

紙資料だけでデータを保管している小さな企業や組織に対してPDF化➡全文検索可能を売りに、いつでもどこでも出し入れ可能な仕組みを新しい価値として提案できないかどうかも検討してみたい。