Word2016の共有機能がかなり良く使えるらしいという情報を得たので、早速試してみたところ楽々、本当にスムーズだったのでシェアしておきたい。

私はOffice2016のサブスクリプション版でWordその他のオフィス製品を使っているが、今回はそのなかのWord2016の共有機能の使い方の手順紹介

エクセルでしか確認はしていないが、Office2016の共有機能は全部似たような仕組みだろう、多分。

1.ファイル右上の共有アイコンをクリック

Word2016の共有ボタン
Word2016の共有ボタン

1-1.まず、ワードファイルを開くと右図のように右上に共有のためのアイコンボタンがあるのでそれをクリック。

1-2.すると「ファイルを他のユーザーと共同作業するには、ファイルのコピーをオンラインの場所に保存してください」とのメッセージとともに、「クラウドに保存」するためのボタンが現れる。

2.ファイルをクラウドに保存

「クラウドに保存」をクリックすると保存用ウィンドゥが開いて場所をどこにするか尋ねられる。私の場合は、個人用OneDriveのフォルダを指定した。

3.共有フォームでユーザー招待/メルアド記入

ユーザーの招待
Word2016のユーザーの招待

3-1.オンラインへの保存が終わると、ファイルの右側にユーザーの招待のためのフォームが出てくるので、招待したいユーザーのメルアドを記入し必要な場合オプションのメッセージを追加する。

3-2.メッセージ入力フォーム(2つ目の赤枠)の下にある共有ボタンをクリック。すると共有相手にメールが送られ、相手にはメッセージとともにワードファイルのオンラインリンクが届く。

4.変更箇所の即時共有で共同編集も楽々

メールを受けた相手は、ブラウザ上でワードファイルを開き編集することができる。Wordファイルの変更した個所は即座に反映されるので、共有している全員が新バージョンのファイルを共有できる・・・

これなら共有の手順も簡単だし、共同作業もはかどること間違いない。